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職員参集管理と安否確認システム | AmpiTa | AmpiTa Project

安否と可否

 安否確認システムとは、簡単に言うと『安全』か『否』かを連絡するものです。

 参集可否を確認する場合『可能』か『否』かを連絡するのであれば、安否確認システムを応用することができます。




職員参集とは

 職員参集とは、職員が職場に集まることです。

 その場面は非常時が想定されます。

 一般的に職員といえば勤務表に従って出勤するもので、勤務が無い日には職場には来ません。

 ところが非常時は、たくさんの人手が必要になる場合があります。そのようなときに、誰から連絡がある訳でもなく、自然と職場に職員が集まってくる仕組みがあります。

 『参集ルール』などと呼ばれる仕組みは、強制力がある場合とない場合がありますが、いずれにしても職場に職員が集まります。




参集ルールとは

 参集ルールはローカルルールなので定義や規則はありませんが、例えば『震度6弱以上の地震』の際に自動的に参集するように定めている職場があります。

 服務規程などに、課長以上は参集することを定めているようなケースがありますが、この場合には課長以上の職位を貰う上での条件となっているので、参集に努めることは職責となります。

 一方で、規程外で定める指針などで職員参集を定めている場合、その拘束力は弱いものであることが多々あります。
 参集しなかったからペナルティがある訳でもないが、職場のために行ってあげようか、という程度になります。

 地域のお祭りや清掃活動に職員を動員するケースがありますが、あくまで『ボランティア』としての募集であっても行かざるを得ない空気感が出てしまうことがあります。
 非常時に参集しないという選択肢も採れるルール作りが必要になります。




参集ルールがある職場

 AmpiTa Projectで開発した多用途安否確認システム『AmpiTa』の最初のユーザーは医療機関です。

 医療機関の多くで参集ルールを定めています。

 それは、非常事態に直面しても止められない業務があり、かつ、人の手を必要とするからです。

 参集したら何か貰えるかというと、特にはありません。時間給が発生する程度だと思います。

 参集しなかったらどうかというと、これも特にありません。来れない人に強制してまで参集してもらう必要もありません。




医療機関では人数よりも職種

 医療機関で参集確認が必要とされる理由の1つに、規制産業であることが挙げられます。

 『医師でなければ○○してはならない』という法律があります。

 医師免許があれば良いという訳ではなく、大別すれば外科と内科があり、例えば傷口を縫うという仕事は医師免許が無ければできませんが、縫合に不慣れな内科医は少なくありません。

 医師の指示の下で広範な業務をする看護師も重要な存在です。

 医師と看護師以外のいわゆるコメディカルという領域の医療従事者は、広範な業務には応じられないが専門性の高い仕事をするので、その専門分野の業務進行に必要な最小限の参集は必要になります。




AmpiTaは職種別集計も可能

 単に人数のカウントでは無いとなると、目的別の集計が必要になります。

 AmpiTaでは職種別の集計ができます。

 例えば『参集可』と連絡してきた人を絞り込みした後で、職種別の人数を集計して出力することもできます。

 このような集計結果を見て『看護師が30人しか来ないが、コメディカルが50人は来れそう』などという数値に基づいて、戦略を練る事ができます。




参集確認で必要な情報

 先述の通り、医療において職種は非常に重要になります。

 他の業種では、職種はさほど重要でない場合があります。

 例えば運送業で、社員の9割以上がトラックドライバーであれば、とりあえず人数を知る事で戦略が立てられるかもしれません。

 このとき、職種よりも重要視されるのが到着予定時刻です。

 『来れます』なのか『参集の意思があります』なのか、読み取れないことがあります。
 勤務外のプライベートな時間を、どこで何をしてようが関係ないのですが、現在地から職場までの道程にどのような課題があるのかを職場側から知る方法がありません。

 そこで、参集確認時におおよその到着予定時刻を聴く項目を設けておきます。




通勤30分が10時間に

 例えば京都⇔新大阪間の通勤時間は、在来線で乗車時間25分ほど、新幹線なら15分ほどです。改札から改札まででも約30分で移動できます。


 これが徒歩になると、平時に普通に歩いたとしても8時間かかります。

 8時間を休憩なしに歩くのはかなり慣れた人のしごとになるので、実際は2時間毎に15分程度の休憩を入れて、食事休憩も挟むと延べ10時間くらいになります。


 関東で言うと、国道1号線や国道4号線の起点である日本橋から移動して、西進するなら戸塚あたり、北上するなら東武動物公園駅付近が約40km、徒歩10時間くらいかかる場所になります。


 国土交通省の資料によると、江戸を発って最初の宿場町が戸塚宿であったとする記録があるので、頑張れば1日で歩ける距離ではありそうです。

 東武動物公園駅からもう少し北へ行くと幸手宿、ここは日光街道(国道4号線)と御成街道が合流する宿場町です。幸手宿(幸手市)だと少し遠いので粕壁宿(春日部市)や越ケ谷宿(越谷市)あたりで宿泊という方が多かったのかもしれません。

 いずれにしても、歩ける距離

【参考】国土交通省:東海道Q&A

【参考】埼玉県:日光街道埼玉六宿まち歩きリーフレットを作成しました




工夫するとわかりやすい到着予想

 非常時、特に地震災害時の参集予想は立てづらいのが実状です。

 おおよその予想時刻を連絡することは必要ですが、その根拠となった要素についても連絡すると、よりリアリティがあります。

 例えば『2駅となりの××駅に居ます。徒歩移動なので1時間後くらいに到着予定です』という情報が付記されていると、概ね1~2時間で到着するだろうと予想できます。

 これが『職場から5kmくらい、××大橋の手前2kmくらいを車で移動中です。渋滞が動かないので2時間くらいかかります』という場合、もしかするとグリッドロックによる渋滞でまったく進めないかもしれません。この場合は半日くらいは想定しておいた方が良いかもしれません。
 車を手放して歩いて来てくれれば1時間ほどで到着できる、どうしてもあの外科医には早く来てもらいたいということであれば自転車で迎えに行き、運転を交代して自転車で職場に向かってもらうという戦術もとれるかもしれません。

 このように、参集確認は工夫次第で情報の活路が広がります。

【参考】国土交通省:臨海部の重要性と高潮リスク

【参考】国土交通省:道路政策の質の向上に資する技術研究開発成果報告レポー ト No.30-2, 交通流理論と AI 学習による非日常の発見とアラート発信




AmpiTaでの参集確認方法

 AmpiTaの登録フォーム自動生成機能で参集確認用画面の条件設定をします。

 雛形どおりでよければ、テンプレートが用意されているのでそれを利用します。


 上記のテンプレートを適用したPHPファイルが下図になります。画像をクリックするとサンプルページが開きますので画面の雰囲気を感じて頂けると思います。


 受信集計の方法は安否確認と変わりません。

 メイン画面で受信して頂ければ、自動的に一覧表が作成されます。




遠隔地から見れます

 災害対策本部は被災地に置かれるかもしれませんが、それを後方支援する対策室が遠隔地に置かれる場合もあります。

 医療機関では少ないかもしれませんが、多施設経営の医療法人や国公立系であればその可能性もあります。

 AmpiTaはネットを介した安否確認・職員参集確認システムなので場所は問わず使えます。

 院長の同期の先生にバックアップをお願いしてもよし、活用方法は多様にあります。




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